해외 거래 인보이스의 특수성
해외 기업에 인보이스를 보낼 때는 국내 거래와 다른 여러 사항을 고려해야 합니다. 언어, 통화, 결제 방식, 세금 등 다양한 요소가 달라지므로 세심한 주의가 필요합니다.
글로벌 인보이스 체크리스트
1. 언어와 형식
- 영어로 작성: 대부분의 국제 거래는 영어로 진행됩니다
- 명확한 표현: 전문 용어나 약어 사용 시 오해가 없도록 명확하게
- 날짜 형식: YYYY-MM-DD 또는 DD Month YYYY 형식 권장 (MM/DD/YYYY는 혼란을 줄 수 있음)
- 숫자 표기: 천 단위 구분자(콤마/점) 사용 규칙 확인
미국은 MM/DD/YYYY, 유럽은 DD/MM/YYYY를 사용합니다. 혼란을 피하려면 "15 January 2024" 형식을 사용하세요.
2. 통화 선택
- USD가 가장 보편적: 국제 거래에서 가장 많이 사용됩니다
- 거래처 통화 고려: 고객이 선호하는 통화로 발행 가능
- 환율 변동 고려: 결제까지 시간이 걸리면 환율이 변동할 수 있음
- 통화 기호 명확히: USD, EUR, GBP 등 ISO 코드 사용
환율 변동이 클 때는 결제 시점의 환율 적용 조건을 명시하거나, 환율 보장 기간을 설정하세요.
3. 세금 처리
해외 거래의 세금은 복잡할 수 있습니다. 다음 사항을 확인하세요:
- 부가세(VAT): 수출의 경우 대부분 영세율(0%) 적용
- 원천징수세: 일부 국가에서는 서비스 대금에 원천징수를 적용
- Tax ID: 거래처의 VAT 번호나 Tax ID 확인
- 세금계산서: 해외 거래는 일반적으로 별도 발행 불필요
4. 결제 조건 명확화
- 결제 기한: "Net 30", "Due on receipt" 등 명확히 표시
- 결제 방식: Wire transfer, PayPal, 신용카드 등
- 수수료 부담: 송금 수수료 부담 주체 명시 (OUR/SHA/BEN)
- 지연 이자: 연체 시 이자 조건 (선택사항)
5. 은행 정보 완벽하게
- SWIFT/BIC 코드 필수
- 영문 은행명과 지점명
- 영문 예금주명 (여권과 동일)
- 은행 주소
- 필요시 중계은행 정보
6. 추가 고려사항
- 시차 고려: 커뮤니케이션 시 시차 감안
- 언어 장벽: 필요시 해당 국가 언어 인보이스 병행
- 문화 차이: 비즈니스 관행 이해
- 계약서 참조: 계약 조건을 인보이스에 반영
- 문서 보관: 국제 거래 인보이스는 더 오래 보관 권장
국가별 특이사항
| 국가/지역 | 주의사항 |
|---|---|
| 미국 | 주(State)마다 세금 규정 다름, W-8BEN 양식 필요할 수 있음 |
| EU | VAT 번호 확인 필수, IBAN 사용 |
| 일본 | 소비세 10%, 일본어 병기 선호 |
| 중국 | 중문 병기 필요, 중국 내 결제 복잡 |
| 동남아 | 현지 은행 계좌 선호하는 경우 있음 |
AutoInvo의 글로벌 형식을 사용하면 국제 거래에 필요한 항목들이 자동으로 포함됩니다.