Cómo redactar una factura en inglés: guía para clientes internacionales

¿Cuándo necesita una factura en inglés?

Si trabaja con clientes internacionales o maneja transacciones de exportación, necesitará facturas redactadas en inglés. Enviar una factura en su idioma local significa que el destinatario no puede leerla, y no se puede usar para el despacho de aduanas ni para fines contables.

Situaciones que requieren una factura en inglés:

• Facturar a clientes internacionales por servicios
• Documentación aduanera para mercancías exportadas (Commercial Invoice)
• Registro como vendedor en plataformas o marketplaces internacionales
• Facturar a inversores o socios extranjeros

Campos esenciales de una factura en inglés

Encabezado de la factura

Campo	Descripción	Ejemplo
Invoice Number	Identificador único	INV-2025-001
Invoice Date	Fecha de emisión	February 15, 2025
Due Date	Fecha de vencimiento	March 15, 2025
Payment Terms	Condiciones de pago	Net 30

From (información del proveedor)

From:
AutoInvo Inc.
Business Registration No.: 123-45-67890
123 Main Street, Suite 500
New York, NY 10001
United States
Email: billing@autoinvo.com
Phone: +1-212-555-0100

Consejos para la dirección:
- Use su dirección comercial oficial
- Incluya siempre el nombre del país
- Incluya el código de país en los números de teléfono (ej. +34, +52, +1)

Bill To (información del cliente)

Bill To:
Acme Corporation
456 Market Street, Suite 100
San Francisco, CA 94105
United States
Attn: John Smith
Email: john@acme.com

Items (líneas de detalle)

Description	Qty	Unit Price	Amount
Web Design Service (5 pages)	1	$3,000.00	$3,000.00
Logo Design (3 revisions included)	1	$800.00	$800.00
Monthly Maintenance (Jan 2025)	1	$500.00	$500.00

Summary (resumen)

Subtotal:    $4,300.00
Tax (0%):        $0.00
Total:       $4,300.00
Currency:    USD

Expresiones comunes en inglés para facturas

Condiciones de pago (Payment Terms)

Expresión	Significado
Due on Receipt	Pagar inmediatamente al recibir la factura
Net 7	Pagar dentro de 7 días
Net 15	Pagar dentro de 15 días
Net 30	Pagar dentro de 30 días
Net 60	Pagar dentro de 60 días
50% Upfront, 50% on Completion	Mitad ahora, mitad al terminar

Métodos de pago (Payment Methods)

Expresión	Significado
Bank Transfer (Wire)	Transferencia bancaria
PayPal	Pago mediante PayPal
Credit Card	Pago con tarjeta de crédito
Check	Pago mediante cheque

Estado de la factura (Invoice Status)

Expresión	Significado
Draft	Borrador, aún no finalizada
Sent	Enviada al cliente
Paid	Pago recibido
Overdue	Pasada la fecha de vencimiento
Cancelled	Ya no es válida

Notación de monedas

La notación correcta de monedas en facturas internacionales es esencial para evitar confusiones.

Notación correcta:

• USD $1,000.00 (Dólar estadounidense)
• EUR €1,000.00 (Euro)
• GBP £1,000.00 (Libra esterlina)
• JPY ¥100,000 (Yen japonés)
• MXN $1,000.00 (Peso mexicano)

Notas importantes:

• El signo del dólar ($) es usado por múltiples países, así que siempre especifique USD, MXN, ARS, CLP, etc.
• Los separadores decimales y de miles varían según la región (EE.UU.: 1,000.00 / España: 1.000,00 / Latinoamérica: varía por país)
• Siempre incluya el código de moneda en la factura

Manejo de impuestos en transacciones internacionales

IVA a tipo cero (0%)

Cuando proporciona servicios a clientes en el extranjero, el IVA puede estar a tipo cero:

• Anote "VAT: 0% (Zero-rated export)" en la factura
• Conserve pruebas de la recepción en moneda extranjera para la declaración de impuestos
• Declare como ventas a tipo cero en su declaración fiscal

Retención fiscal (Withholding Tax)

Algunos países aplican retención fiscal a los pagos a proveedores de servicios extranjeros:

• Agregue "Subject to applicable withholding tax" en la factura si es necesario
• Verifique los convenios de doble imposición (CDI) entre países
• Las tasas de retención varían según el país

Lista de verificación para facturas en inglés

• [ ] ¿Todos los campos están escritos en inglés?
• [ ] ¿Se especifica el código de moneda (USD, EUR, etc.)?
• [ ] ¿La dirección incluye el nombre del país?
• [ ] ¿Los números de teléfono incluyen códigos de país?
• [ ] ¿Los Payment Terms están claramente indicados?
• [ ] ¿Los datos bancarios incluyen el código SWIFT/BIC?
• [ ] ¿El manejo de impuestos (VAT, Withholding Tax) es correcto?
• [ ] ¿Está guardada como PDF?

Datos bancarios para transferencia

Para recibir transferencias internacionales, incluya esta información en su factura:

Payment Details:
Bank Name: [Nombre del banco]
Account Holder: [Su nombre / Nombre de la empresa]
Account Number: [Número de cuenta]
SWIFT/BIC Code: [Código SWIFT]
Bank Address: [Dirección del banco]

El código SWIFT es esencial para transferencias internacionales. Consulte con su banco si no lo conoce.

Cree facturas en inglés con AutoInvo

AutoInvo admite 5 idiomas, incluido el inglés. Cambie al inglés y todas las etiquetas se mostrarán en inglés. También puede configurar la moneda a USD, EUR y más, lo que facilita la creación de facturas listas para clientes internacionales.